天臺縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局檔案管理制度

為進(jìn)一步規(guī)范我局檔案的收集、保管和利用，根據(jù)《天臺縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局檔案管理實(shí)施辦法》的規(guī)定，結(jié)合我局檔案工作實(shí)際情況，特制定本制度。

一、檔案立卷歸檔

1、 凡是本單位在各項(xiàng)工作活動中形成的具有查考利用價(jià)值并已辦理完畢的各種文字、圖紙、聲像等不同載體的文件材料，應(yīng)定期整理后及時(shí)移交局城建檔案館，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有、拒絕歸檔。

2、文書檔案應(yīng)在次年6月底前立卷歸檔；各類業(yè)務(wù)檔案和特種載體檔案應(yīng)在次年第三季度前移交；會計(jì)檔案立卷后，由財(cái)務(wù)部門保存一年，于次年年初移交。

3、移交手續(xù)要完整，按照移交目錄，當(dāng)面點(diǎn)清移交案卷。

4、檔案員對歸檔的案卷要及時(shí)編目，編制檢索

二、檔案保管

1、對已接進(jìn)檔案館的檔案和資料，都應(yīng)整理成保管單位存放在檔案庫房內(nèi)。

2、根據(jù)季節(jié)和氣候變化，適時(shí)調(diào)節(jié)溫濕度，使庫房溫濕度達(dá)到規(guī)定要求。

3、檔案調(diào)閱后，要及時(shí)入庫，并做好清點(diǎn)和檢查工作。

4、對檔案保管情況定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲蛀、破損、字跡褪變、遺失等，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，情況嚴(yán)重時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

5、對沒有查考利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定，局分管領(lǐng)導(dǎo)審定后，造具清冊進(jìn)行銷毀。

三、檔案保密

1、嚴(yán)格遵守《保密法》及有關(guān)保密制度，對重要檔案，箱柜鑰匙與密碼由兩人分開保管，開箱時(shí)至少要有兩人在場。

2、檔案管理人員應(yīng)遵守查閱檔案等制度，對檔案涉及的內(nèi)容不傳播、不抄錄、不復(fù)制。

3、加強(qiáng)檔案庫房保密管理，禁止無關(guān)人員進(jìn)入庫房，上、下班要注意門窗關(guān)閉情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。

4、年度結(jié)束前，對館藏檔案進(jìn)行一次全面的清點(diǎn)。

5、凡造成失密或泄密，視情節(jié)按《保密法》規(guī)定予以處罰。

四、檔案借閱利用

1、檔案員要有責(zé)任心，熟悉業(yè)務(wù)，熟悉室藏。

2、逐步建立檔案的全引目錄、分類目錄、大事記、組織沿革和全宗介紹。

3、外單位人員查閱復(fù)印檔案，須持有所在單位介紹信和本人身份證，按規(guī)定辦理登記手續(xù)后，方可查閱復(fù)印。

4、外單位借用檔案，須持有所在單位介紹信和本人身份證，按規(guī)定填寫《天臺縣城建檔案（查）借閱審批單》，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可借閱。

5、本單位人員查閱檔案只限于指定的地方查閱，不得將案卷帶出室外。

6、本單位人員借閱檔案按規(guī)定填寫《天臺縣城建檔案（查）借閱審批單》，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可借閱。借閱后應(yīng)及時(shí)歸還，注銷登記。借閱時(shí)間一般不超過七天，到期仍需要使用時(shí)可辦理續(xù)借手續(xù)。檔案工作人員需做好認(rèn)真接待工作，認(rèn)真填寫檔案查閱利用登記表。

7、查、借閱者要自覺愛護(hù)檔案，不得任意拆卷、涂改、增刪、圈點(diǎn)、剪裁、折疊、撕毀等。

五、檔案的鑒定和銷毀

1、由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)組織對檔案的鑒定和銷毀工作。

2、鑒定小組定期對保存到期的檔案進(jìn)行鑒定，提出處理意見。

3、銷毀失去保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組鑒定，檔案員編造清冊，局分管領(lǐng)導(dǎo)審定后，必須二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。